Wie dacht een vzw op te richten en voor de rest geen administratieve rompslomp te hebben heeft het wel degelijk bij het verkeerde eind. Een vzw mag dan al niet de bedoeling hebben om winst te maken, toch komt ook hier opnieuw een boekhouding bijhouden aan te pas.
Boekhouding voor vzw: alles bijhouden
Een vzw moet, net als iedere andere gewone zaak, alle inkomsten en uitgaven kunnen verantwoorden door een geldig bewijsstuk voor te leggen. Dus dit betekent dat alle kastickets, facturen, verklaringen op eer, … zorgvuldig moeten bijgehouden en genummerd worden. Ook inkomsten moeten bewezen en gestaafd worden door middel van een factuur die door de vzw wordt opgesteld. Deze facturen dienen aan een aantal vastgelegde regels te voldoen en er moeten een aantal wettelijk verplichte vermeldingen op genoteerd staan om ze officieel te maken:
- De datum en het volgnummer
- Naam en adres van de vzw
- Het btw- of ondernemingsnummer
- Naam, adres en het btw-nummer van de klant
- Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Het btw- tarief dat van toepassing is op de dienst of levering
- De berekening van het bedrag van de verschuldigde belasting
- Als er geen btw wordt aangerekend, de reden hiervoor
Dit alles is uiteraard al een hele boterham en dit is nog maar het opstellen van een factuur. Het zal wel al duidelijk zijn dat ook de boekhouding bijhouden van een vzw geen simpele opdracht is. Reden te meer dus om een boekhouder in te schakelen die je kan assisteren en begeleiden bij al deze administratieve taken.
Kleine of grote vzw
Uiteraard is het voeren van een boekhouding verschillend naargelang de grootte van de vzw zelf. Men onderscheidt hierin ook verschillende soorten waaronder de kleine vzw en de grote vzw.
Voor kleine vzw’s volstaat een enkelvoudige boekhouding op basis van inkomsten en uitgaven, te voeren volgens een door de koning vastgelegd model. Grote vzw’s moeten echter een dubbele boekhouding voeren en hier komt heel wat meer aan te pas dan enkel het bijhouden van inkomsten en uitgaven. De beslissing of een vzw nu al dan niet groot of klein is hangt af van 3 factoren. Om te behoren tot de categorie van grote vzw moet men aan twee van de drie volgende voorwaarden voldoen:
- een equivalent van 5 voltijdse werknemers.
- een totaal aan ontvangsten van 250.000 euro exclusief btw, andere dan uitzonderlijke ontvangsten.
- een balanstotaal van 1.000.000 euro.
U zal zelf ook merken dat bij deze voorwaarden het uiteraard niet meer om een kleine vzw gaat en men dus niet anders kan dan een uitgebreide boekhouding voeren. Men neemt hiervoor dan ook best een boekhouder onder de arm die ervaring heeft met vzw’s en die goed thuis is in de wetgeving hieromtrent. Een ervaren boekhouder zal je vereniging op die manier ongetwijfeld een boost kunnen geven en het succes van de organisatie enkel maar ten goede komen.
